e-Dönüşüm Nedir?
Son yıllarda yaşanan teknolojik gelişmeleri yansıtacak şekilde, kamu ve özel işletmeler tarafından yürütülen finansal süreçlerin kontrolü elektronik ortamda yapılmaya başlandı. Sağlıktan bürokrasiye, ticaretten iletişime kadar pek çok sektörde büyük bir hızla yaşanan bu elektronikleşme / dijitalleşme sürecine basitçe e-dönüşüm denmektedir.
Türkiye’de 2004’lü yıllarda hayatımıza giren e-dönüşüm kavramı, 2020 yılı itibariyle çeşitli kanun ve çerçevelerle işletmeler için zorunlu hale gelmiştir. Kısaca e-Dönüşüm, işletme faaliyetlerinin (kâğıt üzerinde oluşturulan hukuki belgelerin) dijital dünyaya (internet dünyasına) taşınması olarak düşünülebilir.
e-Dönüşüm; e-Fatura, e-Defter, e-Arşiv, e-Bilet, e-İmza, KEP, e-Mutabakat, e-Müstahsil, e-İrsaliye gibi uygulamalarla işletmelerin süreçlerinin düzenlenmesini sağlayıp iş verimliliğini arttırırken aynı zamanda maliyet ve zaman yönetimini de kolaylaştıran çözümler sunmaktadır. Bunun yanında e-Dönüşüm, kayıt dışı ekonomiyi ortadan kaldırılması bakımından da büyük önem taşımaktadır. Ayrıca tüm bu süreçlerde kullanılan uygulamalara ait bilgi ve kayıtlar Gelir İdaresi Başkanlığı’nın (GİB) kontrol ve yönetiminde saklanmaktadır.
e-Dönüşüm Neden Önemlidir?
Dönüşüm, dijitalleşen dünyanın hızını ve pratikliğini hayatımıza taşıyor. Özellikle alışverişin şekli artık tamamen e-ticarete doğru kayıyor. Ayrıca fatura sisteminde de elektronik ortam tercih edilerek daha az kağıt tüketimi ve daha çevre dostu bir tutum sergileniyor.
e-Dönüşümün Faydaları Nelerdir?
E dönüşümün en önemli faydası kağıt, baskı ve arşivleme maliyetlerini ortadan kaldırması... Dijital dönüşüm sayesinde verimlilik artıyor, zamandan tasarruf yapılıyor, ticaret hızlanıyor, gereksiz iş yükü azalıp saklama masrafları ortadan kalkıyor. Dijital dönüşüm sayesinde gerektiğinde eski evraklara da saniyeler içinde ulaşılabiliyor. Ayrıca kağıt kullanımı da azaldığı için her yıl yüzbinlerce ağacın kesilmesinin de önüne geçiliyor.
e-FATURA
e-Fatura Nedir?
Elektronik fatura (e-fatura) sanal ortamda hazırlanan, elektronik ortamda gönderilen ve saklanan fatura olarak ifade edilmektedir. E-fatura, Vergi Usul Kanunu’na (VUK) göre bir faturada yer alması gereken tüm bilgileri içeren, yasal olarak “kâğıt” faturadan farkı bulunmayan ve alıcı ile satıcı arasındaki iletişimin merkezi bir yapı üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir.
Türkiye’de 397 sıra no.lu VUK tebliğine ile hayata geçirilen ve 5 Mart 2010 tarihinden itibaren uygulamada olan e-fatura, veri format ve standardı Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen, VUK gereği bir faturada yer alması gereken bilgilerin içerisinde yer aldığı, satıcı ve alıcı arasındaki iletiminin merkezi bir platform (GİB) üzerinden gerçekleştirildiği elektronik bir belgedir.
e-Fatura Kimler İçin Zorunludur?
Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından 19 Ekim 2019 tarihinde yayımlanan tebliğ kapsamında 2018 veya müteakip yıllık cirosu uygulamalarına geçiş zorunluluğu getirildi. Ciro sınırı 5 milyon TL’yi aşan mükelleflere 1 Temmuz 2020’ye kadar e-Fatura ve e-Defter olmaksızın geçiş yapmaları zorunlu diğer gruplar ise aşağıdaki gibidir:
• ÖTV I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi için EPDK’dan lisans alan mükellefler
• ÖTV III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal edenler
• Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanunda tanımlanan aracı hizmet sağlayıcıları, internet ortamında gayrimenkul, motorlu araç vasıtalarının satılması ve kiralanması için ilan yayınlayan internet sitesi sahipleri veya işleticileri ile internet ortamında reklamların yayınlanmasına aracılık faaliyetinde bulunan internet reklamcılığı hizmet aracıları
• Komisyoncu veya tüccar olarak meyve ve sebze ticareti yapan mükellefler
e-Fatura Mimarisi
• Sistemde kayıtlı kullanıcılara e-Fatura gönderilebilir.
• Sistemde kayıtlı kullanıcılardan e-Fatura alınabilir.
• Gönderilen veya alınan e-Faturalar bilgisayara indirilerek elektronik ortamda saklanabilir, istendiği zaman ibraz edilebilir.
e-Fatura Avantajları
• Dijital ortamda fatura kesildiği için, e-Fatura gönderdiğiniz mükellefe tekrar kağıt fatura göndermenize gerek yoktur.
• Kağıt maliyetinden tasarruf etmiş olursunuz.
• Kağıt faturalarınızda arşivleme için yer ayırmanız gerekirken, e-Fatura'da buna gerek yoktur.
• Kağıt faturaların işlenmesi sırasında oluşabilecek insan hatalarının önüne geçilmiş olur.
• Sarf malzeme maliyetini ortadan kaldırır.
• Fatura postalama maliyetini ortadan kaldırır.
• Faturayı müşteriye iletmede ortaya çıkan iş gücünü azaltır.
• Faturaların kargoda/postada kaybolma sıkıntısı ortadan kalkar.
• Sistem üzerinde kısa sürede istenilen faturaya ulaşma imkanı sağlar. Vaktinizi arşivde fatura arayarak geçirmemiş olursunuz.
• Kullandığınız muhasebe, erp vb. yazılım sistemlerine aktarılabilir.
e-ARŞİV
e-Arşiv Nedir?
Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre fatura, kâğıt ortamında en az iki nüsha olarak düzenlenerek ilk nüshası (aslı) müşteriye verilen, ikinci nüshası ise yine kâğıt ortamında aynı Kanunun muhafaza ve ibraz hükümlerine göre mükelleflerce saklanılan bir belgedir.
397 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile getirilen e-Fatura Uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğinde yer alan şartlara uygun olarak e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz edilmesine imkan sağlayan uygulamadır.
Bununla birlikte söz konusu mükellefler, e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv Faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır.
e-Arşiv Uygulamasından yararlanmak isteyen mükelleflerin, öncelikle e-fatura uygulamasına kayıtlı olmaları gerekmektedir.
e-Arşiv ile e-Fatura Arasındaki Fark Nedir?
e-Fatura gönderimi yapabilmeniz için alıcının da e-Fatura kullanıcısı olması gerekmektedir. Ancak e-Arşiv gönderimi yapabilmeniz için alıcının e-Fatura kullanıcısı olması zorunlu değildir. Alıcının vereceği onay ile e-Arşiv yöntemiyle faturalarınızı gönderebilir, kağıt fatura sistemini kullanma zorunluluğundan kurtulmuş olursunuz. e-Arşiv sisteminde fatura nüshası entegratör firma aracılığı ile sağlanmaktadır.
e-Arşiv Kimler İçin Zorunludur?
19.10.2019 tarihinde yayımlanan tebliğ kapsamında; e-Fatura’yı gönüllü veya zorunlu olarak kullanan tüm mükelleflerin 1 Ocak 2020 itibariyle e-Arşiv Fatura kullanmaları zorunludur. Ayrıca herhangi bir e-Belge mükellefi olmayan firmalar 1 Ocak 2020’den itibaren günlük belirli limitlerin üzerinde kağıt fatura kesilemeyecektir. Fatura üst limitleri vatandaşa kesilen faturalar için 30.000 TL, mükellefe kesilen faturalar için 5.000 TL olarak uygulanacaktır. Bu limitler günlük olarak uygulanacak ve parçalı fatura kesilemeyecektir.
e-iRSALİYE
e-İrsaliye Nedir?
487 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile yürürlüğe giren e-İrsaliye Uygulaması, yaygın olarak kullanılan belgelerden biri olan irsaliyenin Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun olarak elektronik belge olarak düzenlenmesi, elektronik ortamda iletilmesi, muhafaza ve ibraz edilmesini kapsayan uygulamadır.
e-İrsaliye Kimler İçin Zorunludur?
e-Fatura uygulamasına kayıtlı olan ve 2018 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) 25 Milyon TL ve üzeri olan mükelleflerin e-İrsaliye kullanması zorunludur. Son tebliğ ile birlikte e- İrsaliye ’de ayrıca ÖTV l, ÖTV III listesindeki ürünlerle ilgili firmalar ve Gübre Takip Sistemine kayıtlı tüm firmalara da zorunluluk getirilmiştir.
e-İrsaliyenin Avantajları
• e-İrsaliyeye geçiş yaptıktan sonra kağıt irsaliyeye farkla işlerinizde pratiklik kazanırsınız.
• Özellikle mevcutta e-fatura ve e-arşiv kullanıcısı iseniz dijitale taşıdığınız faturalama süreçlerini e-irsaliye ile daha da rahat bir hale getirebilirsiniz.
• Kağıt, yazdırma, kargolama, arşivleme ve kaybolma durumunda yenisini gönderme gibi durumlar olmaz.
• Fatura ve irsaliyenizi elektronik ortamda hazırlayıp karşı tarafa iletebilirsiniz.
• Bu anlamda zaman ve maliyet olarak da sizin için olumlu etkileri olacaktır.
• Tüm bunların yanı sıra kağıttan tasarruf ederek doğayı da korumuş olursunuz.
e-DEFTER
e-Defter Nedir?
Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.
e-Defter Mimarisi
• E-Defter dosyaları ilgili kılavuzlarda belirtilen standartlar ve formata uygun biçimde hazırlanır.
• Hazırlanan dosya “defter” şema yapısında öngörülen alana yerleştirilir.
• Oluşturulan “defter” dosyası mühürlenir ya da imzalanır. (Bu şekilde oluşturulan dosya, mükellefin beratının aldıktan sonra defter olarak saklamak zorunda olduğu dosyadır. Ancak bu dosyanın defter olarak geçerli sayılabilmesi için e-defter beratının alınması zorunludur.)
• Mühürlenen ya da imzalanan “defter” dosyasının belli bilgileri alınarak “berat” dosyası oluşturulur.
• Berat dosyası mühürlenir ya da imzalanır.
• Mühürlü ya da imzalı berat dosyası paketlenir.
• Hazırlanan paket www.edefter.gov.tr adresinde bulunan e-Defter Uygulamasına giriş yapılarak yüklenir.
• Berat dosyası Gelir İdaresi Başkanlığı mali mührü ile de mühürlenerek indirilecek biçimde defter sahibinin erişimine açılır. (Erişime açılan e-defter beratı ile imzalı veya mühürlü defter dosyası birlikte elektronik ortamda muhafaza edilecektir.)
e-Defter Avantajları
• Noter tasdik ücreti ödemenize gerek kalmaz.
• Arşivleme masrafı bulunmamaktadır.
• Kullanıcıların yapabileceği hataları sıfıra indirir.
• Kağıt maliyetinden tasarruf ettirerek doğayı korumanızı sağlar.
Hangi Defterler e-Defter Olarak Tutulabilir?
• Yevmiye defteri
• Büyük defter (Defter-i Kebir)
e-MUTABAKAT
e-Mutabakat Nedir?
e-Mutabakat hizmeti, şirketlerin müşteri arasında tanımlanmış alacak-borç hesaplarının elektronik ortamda kolay, hızlı, güvenli ve hatasız olarak karşılaştırılmasını sağlayan sistemdir. BA-BS mutabakatları ve cari hesap mutabakatları için geliştirilmiş bir web uygulamasıdır.
• Maliyetinizi Azaltır
e-Mutabakat, ağaçların kağıt ihtiyacı olarak kesilmesine, bütün işlemleri dijital ortama taşıyarak engel olur. Firmalar arası kağıt anlaşmalar dijital ortamda doğayı koruyarak gerçekleşir.
• E-Mutabakat Çevre Dostudur
Arşivleme, kargo ve kağıt masraflarından elektronik mutabakat ile kurtulun. Üstelik personellerinizin yapacağı çok daha önemli işleri var!• Veri Aktarımı Kolay ve Çabuk Gerçekleşir
e-Mutabakat sistemi, excel ile bilgi alabildiğiniz bütün sistemlerle çalıştığı için tüm verilere çabuk ve hızlı bir şekilde erişim sağlatır.• Mutabakat Zamandan Tasarruf Sağlar
Zor geçen alacak-borç işlemlerinde faks başında beklemek, telefon açmak, evraklar arasında kaybolmakla kaybolan zamanınızı, e-Mutabakat sizlere geri kazandırır. e-Mutabakat çözümü ile cari hesaplarınızın paylaşabilir ve şirketler arası hesap karşılaştırmasını hızlıca yapabilirsiniz.• Yasal Avantaj
Kayıtlı Elektronik Posta ile mutabakatlarınız dijital ortamda yasal zemine oturtulabilir ve bu sayede hızlı dönüşler alabilirsiniz. Noter onaylı gönderimlerle aynı hukuki değere sahip olan e-Mutabakat ile rahat edebilirsiniz.• BA/BS, Cari Ekstre ve Bakiye mutabakatlarını aynı anda ve hızlıca yapabilirsiniz,
• Telefon, posta, faks trafiğine son verip süreçlerinizi web üzerinden hızlandırabilirsiniz, Tüm mutabakat raporlarına tek noktadan hızlı bir şekilde ulaşabilirsiniz,
• İş gücünden, zamandan ve telefon, faks, kağıt gibi görünmeyen giderlerden tasarruf sağlarsınız,
• Cevap vermeyen firmalara sistemin otomatik olarak hatırlatma maili göndermesini sağlayarak mutabakatlarınıza geri dönüş oranını artırabilirsiniz,
• Mutabık olmadığını belirten müşterilerinizden cari ekstrelerini elektronik ortamda hızlı bir şekilde alırsınız,
• Veri Bütünlüğü sağlar
• Operasyon maliyetini düşürür.
• Hızlı ve kolay kullanım sunar.
• Takip edilebilir / Ölçeklenebilir altyapı sunar.
• Cevapların sisteme kaydedilmesi
• Mutabakat raporlarının izlenmesi
• Firmaya gönderilmiş mutabakatların sisteme işlenmesi
• Muhatapların ekstre veya ilişkili dosya gönderir
• Uygulama sadece mutabık olup olmadığını kontrol etmekle kalmaz, cari ekstresindeki farkları da bulup taraflara raporlar. Tüm muhasebe programlarıyla tam entegre çalışan sistemdir.
e-MÜSTAHSİL
e-Müstahsil Nedir?
e-Müstahsil Makbuzu, tarımsal ve hayvansal ürünlerin satın alınmasında fatura yerine geçen ticari bir vesika olarak kullanılmakta olan müstahsil makbuzu ile aynı hukuki değerlere sahip olan elektronik belgedir.
Müstahsil Makbuzu düzenleyen mükellefler, kağıt ve e-müstahsil olarak muhafaza edip Gelir İdaresi Başkanlığına raporlayabilmektedirler.
e-Müstahsil Kimler İçin Zorunludur?
e-fatura uygulamasına dahil olup aynı zamanda müstahsil makbuzu düzenleyenler ve komisyoncu veya tüccar olarak meyve ve sebze ticareti yapan firmalar için zorunludur.
Avantajları
• İşlemlerinizi veri kaybı yaşamadan gerçekleştirmenize yardımcı olur.
• e-Müstahsil Makbuzunu 10 yıl boyunca saklayabilir, istediğiniz zaman erişebilirsiniz.
• Kağıt kullanımını azaltır, çevre dostudur.
• Arşivleme ve baskı maliyetlerini yok eder.
• Kolay düzenlenebilir özelliği ile zamandan tasarruf etmenizi sağlar.