ERP Lisanslama Modelleri - Hangisi Sizin İçin En Doğrusu?

Kurumsal iş yazılımları pazarında birbirinden farkı ERP lisanslama modelleri bulunur. ERP yazılımlarının çoğunluğu tek tip modelle müşterilerine lisanslama yaparken, dünyada Workcube’un de içinde yer aldığı az sayıda çözüm hibrid lisanslama ile farklı modelleri aynı anda opsiyon olarak müşterilerine sunabilmekte.

Aşağıda vereceğimiz örnekler hem genel iş ve ERP yazılımı pazarındaki farklı lisanslama modellerini anlamanıza hem de Workcube’u kullanmak istediğinizde sizin için en doğru lisanslama modelini seçmenize katkıda bulunacak.

On-Premises Lisanslama

Premises kelime anlamı olarak şirket binası – taşınmaz anlamına gelmektedir. Bu sebeple On-Premises “şirketin kendi binasında” gibi bir anlam ifade eder. On-Premises ERP lisanslamalarında yazılım çözümü müşterinin kendi bünyesindeki sunucuya kurulur. Müşterinin kendisine özel kiraladığı sanal sunuculara yapılan kurulumlar da bu kapsamda değerlendirilir.

Bu ERP lisanslama modelinde çözümün kurulacağı sunucuyu ve tüm gerekli altyapı bileşenlerini (veri tabanı, işletim sistemi v.b.) hazır hale getirmek çözümü satın alan firmanın sorumluluğundadır. Bu sunucuların tüm yönetimi de (güvenliğinin sağlanması, sunucunun erişilir ve işler halde tutulması, sistem ve veri yedeklemelerinin yapılması, felaket kurtarma çözümlerinin üretilmesi v.b.) yine firmanın kendi IT ekiplerince veya bu hizmeti satın aldığı 3. Parti servis sağlayıcılar tarafından yapılır. Yazılım firması bu konuda herhangi bir sorumluluk taşımaz.

Workcube On-Premises Lisanslamalarında temel olarak iki farklı lisanslama imkanı sunar. Bunlardan biri kalıcı lisanslama, diğeri ise abonelik bazlı lisanslama yani yazılım kiralama modelidir.

1- Kalıcı Lisanslama (Perpetual Licensing)

Uluslararası alanda Perpetual Licensing olarak adlandırılan bu lisanslama modelinde işletme ERP çözümünün kullanım lisansını satın alır ve sonsuz bir süre ile bu kullanım hakkını sürdürür.

Bu modelde bazı yazılım şirketleri lisanslamayı sunucu bazlı bazıları ise kullanıcı bazlı yapabilmektedir. Workcube müşterilerine her iki opsiyonu da sunar.

Sunucu Bazlı Kalıcı Lisanslama

Bu modelde lisanslama sunucuya (sunucudaki tek bir ürün kurulumuna) yapılır. Sunucu bazlı lisanslama size, sisteme istediğiniz sayıda kullanıcıyı herhangi bir ek lisans ödemeye gerek kalmadan eriştirme şansı verir. Bu model ayrıca tek bir kurulumda olmak kaydıyla firmanın sınırsız sayıda iştirakini de (iştirak tanımı kullanım koşullarında net şekilde açıklanmaktadır) Workcube üzerinde yönetmesine imkan tanır.

Kimler İçin Uygun: Orta ve büyük ölçekli işletmeler, kullanıcı sayısı hızla artabilecek hızlı büyüyen işletmeler için, grup şirketleri ve holdingler için en uygun lisanslama modelidir.

Kullanıcı Bazlı Kalıcı Lisanslama

Bu modelde lisans satış fiyatı sisteme erişecek kullanıcı sayısına göre belirlenir. Sisteme her yeni kullanıcı eklenmesi ek lisanslama gerektirir. Önce kullanıcı için ek lisans satın alıp sonra sisteme eriştirmeniz gerekir. Bu modelde lisans veren firma belli periyodlarda sunucunuza erişip sistemdeki kullanıcı sayılarını denetleme ve tespit edilmesi halinde ek kullanıcılar için ek bedeller isteme (kimi yazılım şirketleri bildirilmemiş kullanıcılara cezai bedeller de kesebilmektedir) hakkına sahiptir.

Kullanıcı bazlı lisanslamada sisteme erişen kişi sayısı baz alınır. Yani lisanslama kullanıcının adına yapılmaz, bu sayede işten çıkan bir çalışanınız yerine gelecek yeni çalışan var olan kullanıcı hakkınız üzerinden sisteme eriştirilebilir.

Kimler İçin Uygun: Operasyonu büyük olsa da kullanıcı sayısı az (örneğin mavi yakalı çalışanın daha yoğun olduğu) orta boy işletmeler, küçük işletmeler kullanıcı bazlı lisanslama ile ilk lisans yatırım maliyetlerini düşürebilirler.

Kalıcı Lisanslamanın Avantajları ve Dezavantajları

Avantajları

-Yazılımı sonsuz şekilde kullanım ve denetim hakkınız olur.

-Yazılım üzerinde istediğiniz kod geliştirimlerini ve özelleştirmeleri rahatlıkla yapabilirsiniz.

Yazılımınızı kendi lokal host’unuzda internete açık olmadan da kullanabilirsiniz.

Sunucu bazlı lisanslama ile istediğiniz kadar kullanıcıyı sisteme eriştirir yıllarca ek lisans bedeli ödemeden yazılımı kullanmaya devam edersiniz.

Dezavantajları

Lisans maliyeti diğer modellere göre yüksektir ve yazılımı satın alırken ödenir.

Tüm altyapı tedariki ve yönetimi size aittir. Bu da şirketinizde IT konusunda yetkin kişileri istihdam etmenizi veya bu konuda hizmet satın almanızı yani yazılım çözümü ile birlikte altyapıya da yatırım yapmanızı gerektirir. Tüm bunlar yazılım lisans bedelinin yanına ek maliyet oluşturur.

Satın aldığınız çözümü güncel tutmak (teknolojik değişimlere ve yasal güncellemelere uygun) ve yeni versiyonlarına sahip olmak için upgrade bedeli ödemeniz veya yıllık yenileme-bakım paketi satın almanız gerekir.

2- Lisans Kiralama / Abonelik (Subscription Based Licensing)

Workcube’un müşterilerine sunduğu bir diğer lisanslama modeli abonelik bazlı lisanslama, yani lisans kiralamadır. Bu modelde de çözüm tıpkı Kalıcı lisanslamadaki gibi müşterinin kendi sunucularına veya kiraladığı bir sanal sunucuya kurulur. Bu modelin kalıcı lisanslamadan temel farkı kullanım hakkı sadece abonelik süresince müşteriye verilir. Kalıcı bir lisans hakkı doğurmaz.

Tıpkı kalıcı lisanslamada olduğu gibi altyapıya, sunucu yönetimine ilişkin tüm sorumluluklar yine müşteriye aittir. Lisans veren firma sadece yazılımı firmaya kiralar ve periyodik olarak bu kira bedelini faturalandırır. Aylık bazda olabileceği gibi genellikle 12 aylık toplam bedelin daha düşük bir rakamla yıllık olarak faturalandırılmasıyla kira bedelleri peşin ödenir.

Kiralama lisanslamaları da yine kalıcı lisanslama gibi sunucu bazlı veya kullanıcı bazlı olabilir. Sunucu veya kullanıcı bazlı lisanslama için yukarıda saydığımız tüm özellikler kiralama modelinde de aynen geçerlidir.

Müşteri yazlımı kiralamaktan vazgeçtiğinde kendi sunucusundaki çözümü sadece veri yedeklemek ve gerektiğinde ulaşmak için barındırmaya devam edebilir. Gerçek verilerle güncel operasyonlarını yürütemez. Aksi bir durum telif hakları ihlali kabul edilir.

Lisans Kiralama’nın Avantajları ve Dezavantajları

Avantajları

Yazılımın tüm yönetimi sizin elinizde olur.

Yazılım üzerinde istediğiniz kod geliştirimlerini ve özelleştirmeleri rahatlıkla yapabilirsiniz

Yazılımınızı kendi lokal host’unuzda internete açık olmadan da kullanabilirsiniz. Sunucu bazlı kiralama ile istediğiniz kadar kullanıcıyı sisteme eriştirir yıllarca ek lisans bedeli ödemeden yazılımı kullanmaya devam edersiniz.

İlk yatırım maliyetiniz düşer.

Kiralamaya devam ettiğiniz süre boyunca yazılımın tüm güncellemelerinden ücretsiz faydalanabilirsiniz

Dezavantajları

Tüm altyapı tedariki ve yönetimi size aittir. Bu da şirketinizde IT konusunda yetkin kişileri istihdam etmenizi veya bu konuda hizmet satın almanızı yani yazılım çözümü ile birlikte altyapıya da yatırım yapmanızı gerektirir.

ERP yazılımları uzun vadeli yatırımlardır. Uzun vadede hesaplandığında kiralama modelindeki lisans maliyeti kalıcı lisans satın alma bedelinden daha yüksek rakamlara çıkabilir.

Bulut Lisanslama (SaaS)

Dilimize daha çok Bulut Lisanslama olarak geçmiş olsa da uluslararası alanda daha çok SaaS (Software as a Service) ya da On-Demand lisanslama olarak anılan yani yazılımın bir ürün olarak değil de hizmet olarak müşteriye sunulduğu ve yazılımı kullandıkça bedelinin ödendiği lisanslama modelidir.

Bu modelde müşteri kendi sunucusuna veya bilgisayarına hiçbir şey yüklemeye ihtiyaç duymadan sadece internet üzerinden erişerek yazılımı kullanır

Yazılım, yazılım hizmetini sunan firmaya ait sunucularda barındırılır. Bu sunucunun yapılandırılması 7/24 erişilebilir olmasının sağlanması, felaketlerden korunması, sunucu için gerekli tüm güvenlik önlemlerinin alınması, performansının izlenmesi, bakımının yapılması, yedeklerin alınması gibi tüm faaliyetler yazılım hizmetini sunan firma tarafından yapılır. Yazılımı kullanan müşterinin bu konuda herhangi bir sorumluluğu bulunmaz.

Bulut lisanslamalar kullanıcı bazlı, depolama alanı bazlı veya yazılım üzerinde gerçekleştirilen işlem sayısına (örneğin gönderilecek e-mail sayısı, kesilecek fatura sayısı, yönetilecek maksimum proje sayısı v.b.) bağlı olarak fiyatladırılabilir. Bulut Lisanslama modelinde iki farklı yapı söz konusudur.

Multi-Tenant

SaaS Lisanslama modellerinde en sık kullanılan terimlerden biri de “multi-tenant” terimidir. Kelime anlamı olarak çok kiracılı anlamına gelen bu kelimenin yazılım dünyasındaki karşılığı yazılımın sunucu üzerindeki tek bir kurulumunun birden çok kiracıya (yani şirkete veya kullanıcıya) hizmet verebilmesidir. SaaS lisanslama modelinde temel olarak Multi-Tenant bir yapıda yazılım hizmeti sunulur. Bu modelde temel endişe güvenlik olsa da hizmeti sunan firma bu konuda tüm güvenlik önlemlerini alarak bir kiracının diğer kiracının verisine ulaşmasını kesinlikle önler.

Single Tenant (Private SaaS)

Yazılım hizmetinin kuruma / müşteriye özel bir kurulum üzerinden sunulmasıdır. Bu modelin on-premise’den temel farkı tüm altyapı yönetiminin ve maliyetinin yine yazılım hizmeti veren firma tarafından üstleniliyor olmasıdır.

Bulut Lisanslamanın Avantajları ve Dezavantajları

Avantajları

Yatırım maliyetini minimize eder. Kullandıkça yazılıma para ödenir.

Memnun kalmadığınızda kolaylıkla kullanmaktan vazgeçersiniz.

Kurumsal iş yazılımlarını barındırmak ve yönetmek için gerekli tüm altyapı yatırımını veya giderlerini sıfıra indirir.

Sunucu yönetmek, güvenlik, yedekleme v.b. faaliyetlerden sizi kurtardığı için şirketinizde geniş IT ekipleri bulundurmanıza gerek kalmaz, insan kaynağından tasarruf ettirir.

Yazılımın tüm güncellemeleri ve yeni fonksiyonları ek bedel gerektirmeksizin kullanıma sunulur. Sizi yıllık yenileme, upgrade bedellerinden kurtarır.

Kullanıcı sayınızın azalması ödediğiniz bedeli de azaltır.

Dezavantajları

Sistemin yönetimi %100 size ait değildir.

Multi-Tenant Saas çözümlerinde çözümü kendi işinize göre konfigüre edebilirsiniz ancak bunun ötesinde özelleştirmeler yapamazsınız. (Single-Tenant SaaS lisanslamalarında şirketler ürün üzerinde özelleştirmeler yapabilir.)

Sadece internet erişimi ile kullanıldığı için internetin kesildiği durumda yazılıma veya verinize ulaşma şansınız olmaz.

Muti-Tenant Saas çözümlerinde ürün güncellemeleri otomatik yapılır ve sizin bu konuda bir kontrolünüz olmaz. (Single Tenant SaaS çözümlerde güncellemeler müşterinin istek ve onayına tabidir.)

Ürünü kullanmaktan vazgeçtiğinizde verilerinizi yedeklemek amacıyla belli formatlarda export ederek saklar veya başka bir çözüme aktarırsınız ancak yazılımın ara yüzünden verilerinize bir daha ulaşamazsınız.

Kullanıcı sayısı, veri yükü veya işlem hacmi arttıkça maliyetiniz artar.

Kimler İçin uygundur: Startuplar- Küçük İşletmeler- Genel işleyişinde çok fazla özelleştirme gerektirmeyen süreçlere sahip işletmeler- Operasyonu büyük olsa da az kullanıcısı olan orta boy işletmeler - IT departmanı veya insan kaynağı olmayan veya olmasını istemeyen işletmeler, organizasyonlar.