ERP'yi anlamak...

Günümüzde artık ERP, bir kurumun bütününde akan tüm bilginin tamamen entegre ve birbiriyle %100 bütünlüklü biçimde kayıt ve kontrol altına alınmasını sağlayan yazılımlara deniyor.

ERP artık sadece iş gücü ve finansal kaynakları yöneten kısır bir yazılım olarak algılanmamalı. İşletmelerin süreçlerini siparişten başlatıp faturada sonlandıran bu eski nesil klasik ERP yazılımlarıgünümüzün iş dünyasına kesinlikle cevap veremez durumda. Çünkü sipariş öncesi, fatura sonrası operasyonlarını ve iş ortakları ile müşterilerini entegre biçimde yönetemeyen işletmeler rekabetin dışında kalmaya mahkum.

Kendi içerisinde çelişkili bir kavram

Batı dillerinde oksimoron sözlükleri yayınlanır. Oksimoron, anlamı ile çelişen kavram demek. Örnek mi? Kış uykusu. Kış uykusunun kış ile hiç bir ilgisi yoktur. Üstelik uyku da değildir. Peki, ama bunun ERP ile ne ilgisi var. Açılımını yapmak gerekirse, ERP Enterprise Resource Planning yani işletme kaynaklarının planlaması. Doğrusunu söylemek gerekirse, ERP'nin planlama ile büyük bir ilgisi yok. Aralarındaki ilişki dolaylı bir ilişki; çünkü ERP gerçek zamanlı bir planlamanın tabanını oluşturmakta. İşletme kaynakları kısmı ise ERP'nin akılda tutulması gereken yanı. Bu bağlamda son derece modern ERP paketleri sunulmakta. Bu paketlerin amacı da farklı süreç ve yöntemleri tek bir paydada toplamak.

Matematikten biliriz, ortak paydada birleştirilmesi gereken paylar ne kadar büyük olursa, payda da aynı oranda büyür. Ancak ortak payda adeta sihirli bir sözcüktür ve bunu bir kez yakaladınız mı, çözebileceklerinizin sayısı da o derece büyük olur. Demek ki, ERP hem insan kaynakları, hem de finansman yönetiminde çalışanların aynı dili konuşmalarını sağlayan bir paket. Dilleri birbirinden o derece farklı birimlere aynı dili konuşturmak için paydanın ne kadar geniş tutulması gerektiği aşikar.

Eskiden nasıldı?

ERP'nin öncesini düşünelim. Müşteri siparişini verdi, malını istedi. Sonuç, büyük bir yazışma trafiği, kağıt alışverişi ve oluşan hatalar. Kullandıkları kodlama sistemi birbirini tutmayan bölümler, istemeden oluşan hatalar. Aynı sipariş bilgilerinin farklı bölümlerde yeniden girilmesi. Üstelik bu yoğun bürokrasinin yan ürünü olan - olmazsa olmaz - gecikmeler. Kim, bunların hepsinden tek bir kalemde kurtulmak istemez ki? Bir de işin görünmeyen cephesi mevcut. Ürünü birkaç gün geciken müşteri karşısında muhatap olarak kimi bulabilir? Gecikmenin sebebini araştırması için kime müracaat etmesi gerekir? Satış temsilcisine mi, yoksa sevkiyat sorumlusuna mı?

İşte ERP tüm bu sorunların ortak çözümü. Tabii bu bir iddia, doğruluğunu kanıtlamak gerekir; çünkü teori ile pratik her zaman birbirini tutmayabilir. ERP konusuna ilgi duyan herkes ERP'nin bir araç değil, amaç ve bir süreç olduğunu bilir. Üstelik önemli bir zihin değişikliği gerektiren bir süreç.

Zihniyet değişikliği

Bu zihniyet değişikliğinin önemi nedir? Sağlanması gereken zihniyet değişikliği satış elemanlarını bürokrat olmaktan çıkartıp bir iş adamı haline dönüştüren bir dönüşüm süreci. Bu anlamda performans esaslı maaş uygulamaları için de son derece ideal. Şirket hedefleri ile kişinin menfaatini üst üste çakıştırdığı için her iki taraf için de mükemmel sonuçlar sağlamakta. Bu anlamda ERP müşterinin kredibilitesi için olumlu ve olumsuz sinyaller veren finansman raporu ile stok mevcudunu bir araya getiren bütünleştirici bir platform. Şirket elemanlarının konuşmaları gereken ortak dil, adeta bir şirket esperantosu. Bu tür alt yapı ve zihniyet değişiklikleri önemli ve sancılı süreçlerdir. Zaman alır ve büyük çaba gerektirirler; ancak sonuç alındığında herkes bu çabaya değdiğini görür.

ERP projesi ne kadar sürecek?

Bu sorunun yanıtı açık. ERP'ye geçtikten sonra süreç hiç bitmeyecek. Sürekli devam edecek; çünkü ERP hayatınızın bir parçası haline gelecek. Aynen havaya olan ihtiyacımız gibi. Bir defa oksijen çadırına gireceksiniz. Bu alışma süreci, sonra devamlı sağlıklı hava soluyacaksınız. Peki, ama bu geçiş süresi ne kadar sürecek? En iyimser tahminle üç veya altı ay. Üstelik bu süreç şirketiniz küçük ise geçerli. Daha büyük şirketler için ise daha uzun süreler söz konusu olabilir. Bir de bu sürenin sorunsuz geçmeyeceğini belirtmekte yarar var. Önemli olan ne yaptığınızı ve nereye varmak istediğinizi anlamak.

ERP benim hangi sorunlarımı halledecek?

ERP ana hatları ile üç sorununuzu halledecek.

Büyük bir şirketin genel müdürü olarak aynı konuda üç farklı birimden üç farklı rapor alabilirsiniz. Belki sonuçları birbirine çok benzer, ama kullandıkları dil o derece farklıdır ki, çözmek için uzman olmanız gerekir. Satışın stok anlayışı ile finansman bölümünün stoktan anladığı farklıdır ve siz gerçek stoklarınızı, stok maliyetlerinizi öğrenmek için saçınızı başınızı yolarsınız. İşte ERP sizi bundan kurtarır. Herkesin aynı dili, yani sizin anladığınız dili konuşmasını sağlar.

Farklı üretim birimleri bulunan firmalar aynı ürünün ne kadar farklı üretim yöntemleri olduğunu bilirler. Zaman içerisinde oturmuş belirli alışkanlıklar vardır ve bunları standart hale getirmek gerekir. İşte ERP bu aşamada da işinize yarar.

Eşit işe eşit ücret, adil olan da bu. Pekiyi, ama farklı insanların aynı işi yaptığını nasıl belirleyeceksiniz? Bunun için yapılan işin aynı kavramlarla tanımlanması şart. ERP size bunu sağlar. Kendisine adil davranıldığını bilen insan daha verimli çalışır ve ERP bu anlamda iyi bir verim artışı da sağlar.

- Finansal verilerin entegrasyonu

- İşletme süreçlerinin standardizasyonu

- İnsan kaynakları bilgilerinin standardizasyonu

ERP benim şirketime uygun mu?

ERP herkes için uygun, ama bir mobilya pazarlamacısı için uygun olan bir ERP paketi bir kitap dağıtıcısı için uygun olmayabilir. Bu açıdan bakıldığında her talebe uygun genel geçer bir ERP paketini tavsiye etmek, hatta hazırlamak da mümkün olmayabilir. Dolayısı ile tercihinizi hangi standart paketten yana kullanırsanız kullanın üzerinde mutlaka değişiklik yapmanız, belirli bir adaptasyon işlemi gerçekleştirmeniz şart.

ERP parasını çıkartır mı?

Haklı bir soru ve yanıtı evet. Meta Group bu konuda Total Cost of Ownership adını verdiği bir araştırma yaptı ve ERP sistemi ile sağlanan tasarrufun şirket başına ortalama 1,6 milyon Dolar olduğunu saptadı. Küçümsenecek bir miktar değil.

ERP'nin maliyetleri

Bir makine aldığınız zaman ödeyeceğiniz ücreti bilirsiniz. Bu ücreti ödediğinizde, sorun kalmaz. Acaba ERP için de aynısı geçerli mi? Hayır, ERP'nin bazı gizli maliyetleri vardır ve bunları mutlaka hesaba katmanız gerekir.

ERP'nin gizli maliyetleri

Farklı şirketlerin karşısına farklı mayınlar çıkabilir, ancak ERP konusunda deneyimleri olan firmaların ortak sorunlarını şu şekilde sıralayabiliriz.

- Eğitime ayıracağınız bütçeyi asla küçümsemeyin; çünkü öğrenilmesi gereken sadece bir programın arayüzü değil, komple bir süreç. Bunun ne kadar uzun süreceğini bazen tahmin bile edemeyebilirsiniz.

- Muhasebe, üretim, sevkiyat gibi farklı bölümler kendilerine uygun paketler kullanmaktadır. Bu paketlerde veriler mevcuttur ve bu verilerin aktarılması gerekir. Hiç de küçümsenecek bir işlem değil. Neyin nereye nasıl aktarılacağını bilmek, farklı bölümler arasında entegrasyonu sağlamak ve onları buna inandırmak. Uzun bir işlem, bunun için tavsiye edilen şey, belirli süre eski alışkanlıklar ile ERP'nin yan yana yürütülmesi ve zaman içerisinde ERP'ye geçilmesi. Kolaylığını gördüklerinde insanlar kendiliğinden ikna olacak ve işe daha fazla sarılacaklardır.

- Verinin bir formattan diğerine dönüştürülmesi oldukça deneyim gerektirir ve deyim yerinde ise saç baş yoldurur. İlk dönemlerde her bir birim veya şirket kendi standardını geliştirebiliyordu. Ancak günümüzde bu aktarımlar büyük önem kazandığı ve farklı programlar, hatta aynı programın farklı versiyonları arasında geçiş, büyük çabalar gerektirdiği için genel endüstri normları geliştirdi. Buna örnek olarak comme-delimited/ virgül ayraçlı yöntemi verebiliriz. Bu format en yaygın kabul gören ve programlar arasında son derece kolay geçiş sağlayan bir format.

- İki sistemi bir arada kullanacağınız bir geçiş sürecinden bahsettik. Pekiyi, bu arada veriler değiştiğinde ne olacak? Acaba verileri iki kez girmek mi gerekecek? Bu soruya hayır yanıtını vermek zor olabilir. Bunun için verilerin analizi önemli.

- ERP'yi başkalarına danışmaya kalkarsanız, ödeyeceğiniz fatura çok ağır olabilir. Bunun için kendi elemanlarınızı eğitmek en ucuz yöntem, tabii uzun bir dönem içerisinde. Başlangıç için danışmanlık hizmeti almanız kaçınılmaz.

- ERP eğitimi almış, bunu benimsemiş elemanlar kıymetlidir. Kıymetli eleman ise yüksek ücret ister. Siz vermezseniz, başkası verir. Bu nedenle zaman içerisinde en değer verdiğiniz bazı elemanları kaybetmeyi veya ücretlerinde beklenmedik artışlar yapmayı göze almanız gerekir.

Ancak sizi teselli edecek bir gerçek var. ERP eğitimini almış eleman bir iş adamına dönüşeceği için önüne yeni ufuklar açıldığı takdirde, hem sizin gelirinizi hem de kendi gelirini arttıracaktır. Bu da işin olumlu yanı.